تم تصميم الخطة السنوية لتكون تفصيلاً أكثر تفصيلاً للخطة طويلة الأجل. وهو يوفر نظرة عامة واضحة وموجزة لما يعتزم المجلس تحقيقه على المدى القصير، عادة على مدار عام. تحدد الخطة السنوية كيفية تنفيذ المجلس للخطة طويلة الأجل وتتوافق مع الأولويات الاستراتيجية الموضحة في تلك الوثيقة.
تعد الخطة السنوية أداة أساسية للمجلس للتواصل مع أصحاب المصلحة، بما في ذلك الجمهور ودافعي الضرائب وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين مثل الشركات المحلية ومجموعات المجتمع. إنه يوفر فرصة للمجلس للتفاعل مع المجتمع والسعي للحصول على تعليقات حول أنشطته ومشاريعه المقترحة.
ما الذي تتضمنه الخطة السنوية؟
- تتضمن الخطة السنوية مجموعة من المعلومات، بما في ذلك:
- ملخص للتوجهات والأهداف الاستراتيجية للمجلس
- تفاصيل الأنشطة والمشاريع المخطط لها للمجلس لهذا العام، بما في ذلك أي مبادرات جديدة أو تغييرات مهمة عن العام السابق
- التوقعات المالية ومعلومات الميزانية، بما في ذلك تفاصيل أي زيادات مقترحة في الأسعار
- أهداف ومقاييس الأداء، التي تسمح للمجلس بتتبع التقدم المحرز مقابل أهدافه وغاياته
- أي معلومات أخرى ذات صلة، مثل سياسات أو خطط المجلس، التي قد تؤثر على الأنشطة أو المشاريع المخطط لها.
الخطة السنوية هي وثيقة حية وقابلة للتغيير على مدار العام مع تغير الظروف والأولويات. يُطلب من المجالس مراجعة الخطة وتحديثها بانتظام للتأكد من أنها تظل ذات صلة ومتوافقة مع الخطة طويلة الأجل.
الاستشارة والتغذية الراجعة
توفر الخطة السنوية فرصة للمجتمع لتقديم ملاحظات حول الأنشطة والمشاريع المقترحة للمجلس لهذا العام. يتعين على المجالس التشاور مع الجمهور وأصحاب المصلحة الآخرين قبل اعتماد الخطة السنوية. يمكن أن يشمل ذلك اجتماعات المجتمع والاستطلاعات عبر الإنترنت وأشكال المشاركة الأخرى.
يتم أخذ التعليقات الواردة من المجتمع في الاعتبار عند وضع اللمسات الأخيرة على الخطة السنوية، ويتم توثيق أي تغييرات مهمة يتم إجراؤها نتيجة لهذه التعليقات في الخطة النهائية.